研討會流程:講者分享

研討會流程完整解析|5步驟成功辦好國際研討會

研討會(Conference),是企業活動的一種,與會來賓通常是擁有共同背景的專家學者們,透過會議交流學術、分享見解與看法。因此,不論是會場布置擺設、硬體設備規劃、工作人員安排等,都需主辦方專業的規劃。

此篇文章從專業研討會規劃師的角度,仔細分析研討會籌辦步驟,讓你清楚了解研討會流程和注意事項,進而成功辦好一場國際研討會!

研討會規劃5步驟|按部就班完成研討會籌辦

研討會規劃的流程繁瑣,需要注意很多細節並具備許多專業技能,以下由專業活動規劃師為你精簡為4大流程,幫助你快速掌握研討會籌辦的重點。

研討會流程1:確認研討會目標與需求 

舉辦研討會,首先需要確認透過此會議想要達到的目標,是想要傳遞新知識?或是讓大眾更了解這個企業?

目標建立後,即能開始確認邀請的講師和與會者類別,並規劃以下相關需求。

  • 議程構思:根據研討會的目標不同,議程也會不一樣,決定要單獨舉辦研討會,或是要加上展覽、晚宴活動,以及是否需要分組進行等細節。
  • 申請補助:政府為推動會展產業,提供了許多補助供主辦單位申請,可至相關單位網站查詢是否符合資格。
  • 參加人數、舉辦天數:許多後續準備事項會因為這兩個項目有所變動,包含場地挑選、製作物數量、住宿安排等,建議越早決定越好。
  • 場地規劃:企業研討會場地最常見的選擇是會議中心或飯店會議室,依照希望的人數、天數及預算,來挑選適合的場地。

研討會流程2:確認研討會主題

訂下目標和需求,緊接著就是設計出主視覺,一個好的主視覺不僅可以傳遞會議的中心思想,依照設計延伸的相關製作物及會場佈置更能讓研討會有一體感。以下為常見的相關設計:

  • 製作物:識別證、提袋、會議手冊、海報、邀請函等印刷品。
  • 會場佈置:會議室主背板(有許多不同呈現方式,如:木作 / 帆布 / LED牆等)、拍照背板、易拉展、花藝擺設等。

主題包裝的越完整,越能讓與會者留下深刻印象,因此,伴隨著主題,企業常在議程中加入團隊激勵活動特色晚宴,讓研討會不只有專業知識的吸收,更能增進互動機會及感情聯絡。

研討會流程3:構想成形 

研討會規劃

隨著研討會舉辦的日子接近,籌備內容也逐一成形,在這個階段,適合開始著手進行相關的周邊規劃,像是人力、會場硬體設備、與會者行程前後安排。

  • 人力規劃:工作人員往往左右了研討會的成功與否,是極為重要的一個關鍵,規劃人力時可以大致分為下列組別(註:若會議規模較大,人力安排不限於以下組別)
  • 專案統籌
    主要負責會前聯絡講師或貴賓,溝通協調各廠商;會議當天則負責統籌執行和狀況排除,監控流程順暢執行。
  • 現場人力
    包含報到組(報到及會場指引)、交通組(接送機安排及晚宴接駁)、議事組(於控台確保簡報進行無誤,需要極大的抗壓性)、攝錄影師等現場工作人員。
  • 硬體設備:不論是會議中心或飯店會議室,通常都有內建簡單的燈光及音響,但效果可能不足,無法達到企業要求,因此若預算允許,規劃師建議可以另外搭設燈光及音響,確保品質並讓研討會進行順利。
  • 交通住宿:接送機和住宿的安排,是與會者對於主辦單位和此場會議的第一印象,以100人的會議為例,可能會有20-30趟的接送機需求,無論是機場接待人員、車種規劃、司機儀容、會場報到處等,若能做到環環相扣且配合恰當,可以讓研討會加分不少。

研討會流程4:精彩呈現

研討會執行的部分可以劃分為研討會前與會議流程來著手準備:

  • 研討會前:會議前需將2、3階段規劃好的硬體設備、主背板等相關製作物進場布置,若會議在早上開始,建議在前一天晚上進場,確保有充裕時間搭建、佈置之外,更能進行完整的簡報和硬體彩排。
  • 會議流程:企業會議要注意的是,需請攝影師好好記錄每個環節,以利客戶做會後結案報告,包含報到過程、會議進行、製作物展示等。此外,設置會議室外的報到區時,須將識別證、簽到表、講義資料、禮贈品、問卷等相關物品準備齊全。

研討會流程5:圓滿落幕

會議結束後,建議立刻回報客戶總參加人數,以及現場額外產生的費用,並確認撤場事宜。此外,建議在一星期內提供問卷統計結果和活動紀錄照片,根據問卷結果分析和檢討出下一次研討會需修改的地方,這樣一場企業會議就算是成功圓滿落幕了!

議題創造|研討會籌備交給專業活動規劃師,輕鬆舉辦不麻煩

進行縝密規劃後,會發現研討會籌備要顧及太多面向,不只有許多突發狀況要面對,還必須在有限的人力資源及時間內,與場地及設備廠商來回溝通,一不小心就可能遺漏細節,甚至當天在現場才發現出錯。想要完美規劃研討會,不如讓專業的議題創造公司為您提供一站式統籌服務,無論是企業會議、國際會議或研討會等活動規劃,都無須再煩惱各項細節以及時間壓力。

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