研討會流程完整解析｜5步驟成功辦好國際研討會

研討會（Conference），是企業活動的一種，與會來賓通常是擁有共同背景的專家學者們，透過會議交流學術、分享見解與看法。因此，不論是會場布置擺設、硬體設備規劃、工作人員安排等，都需主辦方專業的規劃。

此篇文章從專業研討會規劃師的角度，仔細分析研討會籌辦步驟，讓你清楚了解研討會流程和注意事項，進而成功辦好一場國際研討會！

研討會規劃5步驟｜按部就班完成研討會籌辦

研討會規劃的流程繁瑣，需要注意很多細節並具備許多專業技能，以下由專業活動規劃師為你精簡為4大流程，幫助你快速掌握研討會籌辦的重點。

研討會流程1：確認研討會目標與需求

舉辦研討會，首先需要確認透過此會議想要達到的目標，是想要傳遞新知識？或是讓大眾更了解這個企業？

目標建立後，即能開始確認邀請的講師和與會者類別，並規劃以下相關需求。

議程構思：根據研討會的目標不同，議程也會不一樣，決定要單獨舉辦研討會，或是要加上展覽、晚宴活動，以及是否需要分組進行等細節。
申請補助：政府為推動會展產業，提供了許多補助供主辦單位申請，可至相關單位網站查詢是否符合資格。
參加人數、舉辦天數：許多後續準備事項會因為這兩個項目有所變動，包含場地挑選、製作物數量、住宿安排等，建議越早決定越好。
場地規劃：企業研討會場地最常見的選擇是會議中心或飯店會議室，依照希望的人數、天數及預算，來挑選適合的場地。

研討會流程2：確認研討會主題

訂下目標和需求，緊接著就是設計出主視覺，一個好的主視覺不僅可以傳遞會議的中心思想，依照設計延伸的相關製作物及會場佈置更能讓研討會有一體感。以下為常見的相關設計：

製作物：識別證、提袋、會議手冊、海報、邀請函等印刷品。
會場佈置：會議室主背板（有許多不同呈現方式，如：木作 / 帆布 / LED牆等）、拍照背板、易拉展、花藝擺設等。

主題包裝的越完整，越能讓與會者留下深刻印象，因此，伴隨著主題，企業常在議程中加入團隊激勵活動或特色晚宴，讓研討會不只有專業知識的吸收，更能增進互動機會及感情聯絡。

研討會流程3：構想成形

隨著研討會舉辦的日子接近，籌備內容也逐一成形，在這個階段，適合開始著手進行相關的周邊規劃，像是人力、會場硬體設備、與會者行程前後安排。

人力規劃：工作人員往往左右了研討會的成功與否，是極為重要的一個關鍵，規劃人力時可以大致分為下列組別(註：若會議規模較大，人力安排不限於以下組別)
- 專案統籌
  主要負責會前聯絡講師或貴賓，溝通協調各廠商；會議當天則負責統籌執行和狀況排除，監控流程順暢執行。
- 現場人力
  包含報到組（報到及會場指引）、交通組（接送機安排及晚宴接駁）、議事組（於控台確保簡報進行無誤，需要極大的抗壓性）、攝錄影師等現場工作人員。

硬體設備：不論是會議中心或飯店會議室，通常都有內建簡單的燈光及音響，但效果可能不足，無法達到企業要求，因此若預算允許，規劃師建議可以另外搭設燈光及音響，確保品質並讓研討會進行順利。

交通住宿：接送機和住宿的安排，是與會者對於主辦單位和此場會議的第一印象，以100人的會議為例，可能會有20-30趟的接送機需求，無論是機場接待人員、車種規劃、司機儀容、會場報到處等，若能做到環環相扣且配合恰當，可以讓研討會加分不少。

研討會流程4：精彩呈現

研討會執行的部分可以劃分為研討會前與會議流程來著手準備：

研討會前：會議前需將2、3階段規劃好的硬體設備、主背板等相關製作物進場布置，若會議在早上開始，建議在前一天晚上進場，確保有充裕時間搭建、佈置之外，更能進行完整的簡報和硬體彩排。

會議流程：企業會議要注意的是，需請攝影師好好記錄每個環節，以利客戶做會後結案報告，包含報到過程、會議進行、製作物展示等。此外，設置會議室外的報到區時，須將識別證、簽到表、講義資料、禮贈品、問卷等相關物品準備齊全。

研討會流程5：圓滿落幕

會議結束後，建議立刻回報客戶總參加人數，以及現場額外產生的費用，並確認撤場事宜。此外，建議在一星期內提供問卷統計結果和活動紀錄照片，根據問卷結果分析和檢討出下一次研討會需修改的地方，這樣一場企業會議就算是成功圓滿落幕了！

研討會籌備交給專業規劃師，輕鬆舉辦不麻煩

進行縝密規劃後，會發現研討會籌備要顧及太多面向，不只有許多突發狀況要面對，還必須在有限的人力資源及時間內，與場地及設備廠商來回溝通，一不小心就可能遺漏細節，甚至當天在現場才發現出錯。想要完美規劃研討會，讓議題創造為您提供一站式統籌服務，無論是企業會議、國際會議或研討會等活動規劃，都無須再煩惱各項細節以及時間壓力。

服務項目包含：

場地推薦與後續聯繫
佈置規劃
註冊系統建置
政府補助申請
人力派遣
硬體設備

歡迎與議題創造活動規劃師聊聊，讓我們為您量身打造專屬企劃，給您最難忘的回憶。